GTD时间管理工具:把需要做的事情处理好

GTD工作法:

GTD是Getting Things Done的缩写,翻译过来就是“把需要做的事情处理好”,是由美国著名的时间管理专家David Allen 在《搞定:无压工作的艺术》一书中提出的时间管理方法。

GTD时间管理工具:把需要做的事情处理好--运营喵的世界

GTD的核心理念概括一句话,就是:你必须记录下来你要做的事,然后整理安排自己一一去执行了。说起来简单,做起来不容易,我们看一下GTD的五个核心原则是:收集、整理、组织、回顾、执行

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GTD加工处理流程图

GTD方法该如何应用在律师助理工作中呢?

GTD方法的流程主要包括五个环节:收集、组织、排程、执行、检视

收集:把任务从大脑里清出来,并形成列表
组织:整理待办任务、分类任务
排程:下一步行动、形成项目、等待处理、将来处理
执行:按日回购、周回顾、月回顾、总结GTD方法
检视:DO IT,没什么好说

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1、收  集

把一切吸引我们注意力、需要我们去落实执行的事务都记录下来,清空我们的大脑。

,GTD的第一步是“收集”,把所有在脑海里浮现的信息(任务, 想法, 项目等等)记录到随身携带的小本子上(或者任何适合你的工具),把你的工作从大脑里面清出来,记录在可以看到的地方。GTD把这个叫做“收集箱”。

记录小提示:在纸上或其它设备里记录下工作时,应注意安排优先级,思考你的工作哪一项优先级最高,需要动脑筋。

记录的技巧:涉及到记录的工具和线上和线下两种情况。线上能提醒的可以使用Outlook的任务和日历。比如:几点要找张三打个打电话,几点要发给李四一封邮件,几点去开会。另外还可以使用Google Calendar Sync把Google日历和Outlook日历同步,随时在多个办公地点查看。

笔者建议可以仪式化地固定在每天清晨醒来之后或者到律所坐定之后开始收集。因为人在经过一个晚上的睡眠之后,思路最清晰,精力最充沛,特别适合对一整天要做的工作事项进行梳理安排。

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那么如何进行收集呢?

彼得德鲁克在《卓有成效的管理者》一书中提出“边界条件说明的越清楚和越精细,则据以做出的决策越有效,越能解决需解决的问题”,也就是说:目标越明确具体量化,实现的可能性就越大,而低效率往往来自于目标的不明确,所以这就要求我们在收集律师助理工作的每日待办事项时,应当注意从四个方面来明确:

一是明确该事项的时间要求,比如写下“3月25日上午9:00,到杭州市中级人民法院开庭”,这里就明确了开庭这一待办事项的具体时间。

二是明确该事项地点要求,有时候我们记错了具体的工作地点,就可能耽误时间,所以必须写清楚某一事项对应的具体地点在哪里。比如第一次去杭州市中级人民法院开庭,你就可以写下:“3月25日上午9:00,上城区之江路768号,杭州市中级人民法院开庭”。

三是明确该事项对应的“人”,也就是工作对象要求。有些工作事项必须要明确工作对象,才能正确地提交工作成果。比如:“3月25日下午15:00,向××集团法务总监提交某法律意见书”。

四是明确该事项对应的其他具体细节要求。比如客户特别要求法律意见书的正文字体必须是黑体四号字。当然以上四个要素不是每一个待办事项都必须具备,这四个方面只是帮助你明确待办事项的分析框架。

2、组  织

在待办事项收集完成之后,我们就需要对每一个待办事项进行组织加工。

二、“处理(整理)”英文原意是Process,我提取了三点重要的内容:

1) 不把任何信息放回收集箱,处理完一件任务就打一个对勾。

2) 如果任何一项工作需要做,就马上执行去做(如果花的时间少于两分钟);或者委托别人完成,或者将其延期。

3) 否则就把它存档或删除、或是为它定义合适的目标与情境,以便下一步执行。

两分钟原则:不能不提一下处理的两分钟原则,我想更细的是:1秒+2分钟原则,对突然打断的事情,一秒钟评估,两分钟内能解决的,无论是任何事情,马上着手解决掉。如果不能在两分钟内解决,就进行下一步处理。这里不能拖,一件事一件事的来,一心不二用,两分钟处理完一件事,马上回到主要任务上来。

如果我们收集到的事项是一个单一的行动,那么我们只要根据事项本身的要求去执行就可以了,但如果这个事项是一个项目,就需要我们做进一步的组织加工,把它分解为一个个下一步行动。这里的一个重要概念,就是“下一步行动”。所谓下一步行动,一定是指一个可以执行的步骤。

GTD这一环节背后所依据的原理就是:“把复杂的事情简单化,把简单的事情可操作化。”

这就好比参加马拉松,如果你一口气跑完42.195公里,那一定是一个异常艰巨的任务,你还不一定能完成,但如果我们把马拉松分解成42个一公里,当我们把每一个1公里都跑完了,那么是不是就意味着那看似不可完成的马拉松任务最后不也就完成了吗?这也就是斯蒂文*柯维在《高效能人士的七个习惯》中所提到的“以终为始”。所以,“组织”这个环节的好坏,直接影响到后续执行可能性的大小。

3、排  程

前面的组织环节是根据事务本身的逻辑把它分解成一个个可执行的步骤,但我们的日常是从早上上班开始到晚上下班结束,所以我们需要把这些“下一步行动”安排到某一个具体的时间段才可以执行,这一环节所对应的原理就是:把可操作的事情流程化、可视化。

这也就形成了GTD方法流程的第三步:安排日程,形成日程表。

比如:
8:30—9:00:参加公司业务部部门晨会;
9:00—10:30:起草×××案件的法律意见书;
10:30—11:00:整理×××案件的案卷材料;

这样我们就很清楚,某一天的某一个时间段,我们需要做哪一件事,执行哪一个“下一步行动”,一目了然。这里为了不错过一些重要事项的事件节点,在安排日程的同时,我们可以充分利用好现有手机闹钟或一些专门APP(比如滴答清单、印象笔记、语记)的提示功能。这样我们就可以解放自己的大脑,而且不会错过重要的时间节点。

“组织”应该是GTD中最关键的一点。“组织”主要分为对下一步行动的组织与对备份资料的组织。

下一步行动的组织一般可分为:等待处理清单、将来处理清单、下一步行动清单。

1) 等待处理清单主要是记录那些委派他人去做的工作,比如有封邮件问这件事有谁负责,可转交处理,如果你是主管,可安排下属去做。

2) 将来处理清单则是记录延迟处理且没有具体的完成日期的未来计划等。

3) 下一步处理清单则是具体的下一步工作。而且如果一个任务涉及到多步骤的工作,那么需要将其细化成具体的项目。老外认为不能在两分钟钟内完成的、需要一系列动作来进行的任务叫作“项目”。

常使用Outlook做时间管理的,还可以把Outlook建@todo,@waiting,@next三个文件夹进行“组织”任务。记得在工作中看到托哥使用的是“每日待办”文件夹。

备份资料来自于对任务可行动的处理结果。对备份信息的组织主要就是一个文档管理系统,可用很多工具去存档这些资料,以前我使用的是网文快捕,现在发现Onenote也不错,推荐Onenote2007。

4、执   行

四、“回顾”。

我对回顾的理解是PDCA循环的一种方式,在每周回顾中,应该对比自己的年度目标,回顾自己在过去一周取得的进步,制定下一周的计划。如:回顾 你的长期目标、中期目标和短期目标、回顾你在Onenote里的笔记、回顾你在Outook里的日程表、回顾你写在纸上的清单、回顾你的项目进展情况等等。

目前我采用的是每日回顾、每周回顾一次,对自己的工作和其它事情进行回顾,看看哪里做的不好,需要改进,重新做出调整计划。

在这一个环节,有很多具体的方法可以帮助我们提高效率,这里特别推荐“番茄工作法”。

这种方法来自于意大利的Francesco Cirillo,他通过实验发现人的精力和注意力其实都是有限的,一般成年人一般每次只能集中25分钟注意力,基于这一发现他创立了“番茄工作法”,就是:以25分钟为一个番茄钟,在这个番茄钟里面,尽量保持自己不被打扰,高效专注地做事情,等到25分钟截止时间的闹钟响起,停下来彻底休息5分钟,休息结束,再进入下一个番茄钟。这种方法可以帮助我们实现良好的精力管理,保持一个高效而不疲累的工作节奏。这里和大家分享一个基于番茄工作法原理开发的手机APP:Pomodoro Time,这个可以在苹果手机的APP Store里找到,应用起来非常方便。

当然,工作中想要不被打断是不可能的,针对工作中的突发事件和意外,有一个方法正好可以破解,这就是“两分钟原则”。所谓两分钟原则,就是:如果一个突发的工作事项,2分钟之内可以解决做好的,马上起来动手解决,不要拖延。如果2分钟之内不能解决的,且不是特别紧急的,把它列入待办事件清单,按照GTD流程处理,不要让它破坏你的番茄工作法。

另外对于我们日常助理工作中,大量重复出现的工作事项,我们可以尝试建立个人工作的SOP(标准化业务流程),按照“批处理原则”,把这些大量重复的事项集中在一个时间段之内统一处理,这个方法也可以大大提高我们的工作效率。

5、检  视

就不用多讲,另外借用托哥的一个词“集中精神”,结合在一起就是:集中精神执行。最后看一下GTD的工作流,作为对GTD几个核心原则的回顾。记住工作流,然后严格按这个工作流来处理你手头上的任务。

如果我们能够认真地执行GTD方法的前上述四个环节,可以说已经非常高效而有执行力了,但对于律师助理而言,“检视”这一个环节,才是GTD方法中最重要,也是最有意义的环节。

苏格拉底在《自辩辞》中曾说:“The life which is unexamined is not worth living.(未经检视的人生是不值得活的)”。以往我们很多人工作就像踩西瓜皮,滑到哪算哪,做完就扔,从来不进行总结和回顾,而总结、反思、提高恰恰是个人业务能力成长最重要的环节。

那么如何进行检视和总结?这里的建议是律师助理在每天下班前留出15分钟对自己一天的工作进行回顾总结,这就像一个下班前的仪式。你可以写下:

1. 今天我做了哪些具体助理工作?
2. 这些工作分别消耗了多少有效工作时间?
3. 今天的工作内容让我有哪些经验和收获?
4. 明天我还有哪些工作需要完成或者跟进?

除了每日回顾之外,我们还可以进行周回顾、月回顾和年回顾,检视我们的工作目标的推进情况。通过检视,我们可以保持一颗“觉察心”,不断实现目标,提升自己的律师业务能力,获得快速成长,最终形成我们在律师职业领域的核心竞争力。

以上就是GTD方法的具体内容,当然没有一种时间管理方法是万能的,我们需要结合自身的实际,灵活地运用这个方法,最终形成我们自己高效平衡的工作系统,让我们的律师助理工作,不仅仅只有忙碌无暇,更有优雅和从容。

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